Hóa đơn thương mại là gì? Những nội dung cần có của một hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại là gì?

Hóa đơn thương mại (Commercial invoice) là chứng từ do bên bán phát hành cho bên mua trong giao dịch để ghi nhận các thông tin bán hàng, dịch vụ và yêu cầu bên mua phải thanh toán số tiền ghi trên hóa đơn. Đây cũng là cơ sở để xác định các loại chi phí liên quan như bảo hiểm, thuế…

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, hóa đơn thương mại xuất nhập khẩu được hiểu là hóa đơn do bên xuất khẩu phát hành cho bên mua, trên đó thể hiện giá mua và giá bán của hàng hóa, phương thức vận chuyển, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán… Bắt buộc phải có hóa đơn thương mại trong hoạt động xuất, nhập khẩu để làm căn cứ tính thuế nhập khẩu.

Trong phạm vi bài viết này, cách gọi hóa đơn thương mại được sử dụng để chỉ hóa đơn thương mại trong hoạt động xuất, nhập khẩu.

Chức năng của hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại xuất khẩu có các chức như sau:

• Thực hiện việc thanh toán: Giống như hầu hết các loại hóa đơn khác, hóa đơn thương mại được sử dụng trong hoạt động thanh toán, đây là chứng từ để bên bán có thể yêu cầu bên mua thực hiện nghĩa vụ trả tiền.
• Khai giá hải quan: Ngoài chức năng thanh toán thì hóa đơn thương mại còn một chức năng không kém phần quan trọng, được sử dụng trong quy trình khai giá hải quan. Các thông tin mà hóa đơn cung cấp sẽ là căn cứ để tính thuế xuất nhập khẩu và khai báo tờ khai điện tử.
• Tính tiền bảo hiểm: Hóa đơn thương mại cũng sẽ là cơ sở để các bên xác định các khoản chi phí liên quan đến bảo hiểm.

Những nội dung cần có của một hóa đơn thương mại và hướng dẫn cách viết

Hóa đơn thương mại có mẫu vô cùng đa dạng, phụ thuộc vào mẫu do bên bán phát hành, tuy nhiên phải đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc gồm:

• Thông tin về người mua (Buyer/Importer): Bao gồm các thông tin như công ty, địa chỉ, email, fax, số điện thoại, người đại diện, tài khoản ngân hàng (trong trường hợp thanh toán trực tuyến)...
• Thông tin về người bán (Seller/Exporter): Bao gồm các thông tin tương tự như bên bán mua.
• Số Invoice: Tên viết tắt hợp lệ do bên xuất khẩu quy định.
• Ngày Invoice: Được lập sau khi hợp đồng được các bên ký kết và trước ngày xuất khẩu hàng hóa để phù hợp với bộ chứng từ xuất khẩu.
• Phương thức thanh toán (Terms of payment): Tùy thuộc vào sự thỏa thuận của các bên, thông thường có một số phương thức phổ biến như chuyển tiền trực tuyến, thanh toán thư tín dụng chứng từ, thanh toán nhờ thu chứng từ…
• Thông tin chi tiết về sản phẩm bao gồm các nội dung như: Tên thông thường, chất lượng, mã hiệu, số hiệu và ký hiệu của hàng hóa. 
• Số lượng hàng hóa: Tính theo trọng lượng hoặc kích thước (đơn vị áp dụng theo quy tắc của nước giao hàng). 
• Thông tin về giá hàng hóa.
• Tổng số tiền (Amount): Tổng giá trị cần thanh toán, được ghi bằng cả chữ và số cùng với mệnh giá đồng tiền cần thanh toán.
• Loại tiền cần thanh toán.
• Các khoản chi phí liên quan (nếu có)

Một mẫu hóa đơn thương mại

Hướng dẫn cách viết hóa đơn thương mại đúng quy định tại Việt Nam

Hóa đơn thương mại tại Việt Nam phải đảm bảo đáp ứng các yêu cầu được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và, theo đó:

- Bên lập hóa đơn phải là bên bán (trong trường hợp sử dụng phương thức nhờ thu, chuyển tiền…).

- Về thông tin của hai bên:

• Phải thể hiện được đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế. Mã số thuế phải ghi đúng thông tin theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.
• Đối với trường hợp thông tin địa chỉ của người mua quá dài thì có thể viết tắt một số danh từ thông dụng nhưng vẫn phải đảm bảo đầy đủ các thông tin như số nhà, tên đường, phố, phường, xã, quận, huyện và thành phố.

- Về thông tin của hàng hóa:

• Tên hàng hóa phải được thể hiện bằng tiếng Việt, nếu có nhiều chủng loại thì phải thể hiện chi tiết đến từng chủng loại. Đối với hàng hóa phải đăng ký quyền sử dụng hoặc sở hữu thì hóa đơn phải thể hiện các nội dung đó bao gồm số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa đó.
• Nếu muốn ghi thêm tên nước ngoài thì tên này phải được đặt trong ngoặc hoặc đặt ngay dưới dòng chữ tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn.
• Đơn vị tính được căn cứ dựa trên tính chất, đặc điểm của hàng hóa để xác định tên đơn vị tính của hàng hóa sao cho phù hợp. 
• Số lượng hàng hóa được ghi bằng chữ số Ả rập theo đơn vị tính nêu trên.

- Tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn phải được thể hiện bằng đồng Việt Nam (bao gồm bằng cả chữ số Ả rập và bằng chữ tiếng Việt). Đối với trường hợp bán hàng thu ngoại tệ thì tổng số tiền thanh toán được thể hiện bằng nguyên tệ và tiếng nước ngoài, không phải chuyển đổi thành đồng Việt nam.

Ngoài ra đối với hàng hóa được thanh toán bằng hình thức tín dụng chứng từ thì còn phải đáp ứng theo các quy định thuộc Bản quy tắc thực hành thống nhất về tín dụng quốc tế (UCP 600) do Phòng thương mại quốc tế ICC ban hành.

Hóa đơn thương mại là một trong những loại giấy tờ phổ biến và không thể thiết khi tham gia vào quan hệ xuất, nhập khẩu. Do đó các doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ để tránh việc sai sót thông tin dẫn đến việc hàng hóa không được thông quan.