9 bước cho quy trình tiền gửi thanh toán không phải ai cũng biết

Quy trình tiền gửi thanh toán cho phép kế toán quản lý một cách chặt chẽ về vấn đề thu chi tiền gửi thanh toán cũng như đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của bộ chứng từ. Chính vì vậy một quy trình cụ thể không chỉ đảm bảo tính chuẩn xác trong từng nghiệp vụ, mà còn tạo ra sự dễ dàng cho công tác kế toán. Dưới đây là 9 bước cho quy trình tiền gửi thanh toán trở nên hoàn hảo, hãy cùng tìm hiểu ngay.

Đôi nét về tiền gửi thanh toán 

Tiền gửi thanh toán (TGTT) là một trong những sản phẩm của tiền gửi tiết kiệm ngân hàng. Đây loại hình tiền gửi không kỳ hạn với mục đích sử dụng cho các nghiệp vụ thanh toán không bằng tiền mặt mà thông qua ngân hàng như lĩnh tiền mặt, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, chuyển tiền…

Quy trình tiền gửi thanh toán cho bạn cái nhìn tổng quan về những bước khi tiếp nhận yêu cầu thu/chi từ khoản tiền gửi thanh toán cũng như yêu cầu về chứng từ cần thiết. Từ đó bạn có thể chuẩn bị một cách tốt nhất để tiến hành nghiệp vụ.

Xem thêm: Một số sản phẩm tiền gửi thanh toán của các ngân hàng hiện nay

Tiền gửi thanh toán là gì?

Tính năng sản phẩm tiền gửi thanh toán

• Đa dạng cách thức nộp/rút tiền (tiền mặt, chuyển khoản, séc, ủy nhiệm chi…)
• Nhận/chuyển tiền trong và ngoài nước
• Chuyển tiền thanh toán hàng hoá, hóa đơn, điện, nước…
• Tích hợp nhiều tiện ích với các dịch vụ ngân hàng điện tử: SMS Banking, Mobile Banking, Internet Banking...
• Giao dịch tài khoản tại điểm giao dịch bất kỳ của ngân hàng đã đăng ký trên toàn quốc.
• Loại tiền áp dụng: VNĐ, ngoại tệ.
• Số dư tối thiểu: Phụ thuộc vào quy định của từng ngân hàng
• Lãi suất áp dụng: Áp dụng lãi suất không kỳ hạn được quy định trong từng thời kỳ
• Phương thức trả lãi: Lãi trả vào cuối tháng và được nhập gốc hoặc trả khi khách hàng đóng tài khoản tiền gửi thanh toán.

Đọc tham khảo: Các lợi ích hấp dẫn của dịch vụ tiền gửi thanh toán

Quy trình tiền gửi thanh toán cụ thể

Với sản phẩm tiền gửi thanh toán khách hàng cần nắm rõ quy trình các bước khi gửi tiền, cụ thể theo 9 bước như sau:

Tiếp nhận đề nghị thu – chi

Trong quá trình gửi tiền, đầu tiên kế toán ngân hàng sẽ tiếp nhận khoản tiền gửi thanh toán. Tại bước này, giấy đề nghị thu-chi sẽ bao gồm các chứng từ được yêu cầu kèm theo như: Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, thông báo nộp tiền, hóa đơn hay hợp đồng… 

Đối với yêu cầu thu tiền thì bao gồm: Giấy thanh toán tiền tạm ứng, hóa đơn, hợp đồng…

Kế toán ngân hàng đối chiếu chứng từ và đề nghị thu – chi

Mục đích của việc đối chiếu chứng từ để đảm bảo tính hợp lệ, pháp lý nhằm chắc chắn rằng các chứng từ có đầy đủ phê duyệt, từ phụ trách bộ phận liên quan, và tuân thủ các quy tắc, quy định của công ty. 

Chính vì vậy khi khách hàng chuẩn bị chứng từ cần lưu ý rất nhiều về vấn đề hợp lệ này. Sau khi đối chiếu sẽ được chuyển đến cho kế toán trưởng.

Kế toán trưởng xác nhận

Kế toán trưởng kiểm tra lại toàn bộ thông tin. Sau khi xác nhận về tính xác thực của chứng từ, kế toán trưởng tiến hành ký đóng dấu vào đề nghị thanh toán/các chứng từ liên quan.

Chuyển chứng từ cho bộ phận kế toán thanh toán

Kế toán trưởng sau khi ký đóng dấu sẽ chuyển chứng từ sang cho bộ phận kế toán thanh toán. Bộ phận kế toán thanh toán sẽ tiếp nhận hồ sơ giấy tờ để chờ phê duyệt từ bạn Giám đốc/Phó giám đốc.

Trình bộ chứng từ cho Giám đốc/Phó giám đốc

Kế toán thanh toán trình bộ chứng từ cho Giám đốc hoặc Phó giám đốc để phê duyệt. Tùy thuộc vào quy định và quy chế tài chính, trong từng trường hợp, ngân hàng sẽ xem xét về hạn mức phê duyệt của công ty, của Giám đốc hoặc Phó giám đốc đối với các đề nghị thu - chi khác nhau.

Các đề nghị không hợp lệ sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung thêm chứng từ có liên quan để tiến hành phê duyệt.

Quy trình chi tiết tiền gửi thanh toán

Kế toán tiếp nhận lại bộ chứng từ

Sau khi Giám đốc/Phó giám đốc xem xét, ký đóng dấu xác nhận, bộ phận kế toán tiếp nhận lại chứng từ để tiến hành lập chứng từ thu – chi cho khách hàng.

Lập chứng từ thu – chi

Sau khi tiếp nhận, kế toán sẽ tiến hành lập ủy nhiệm thu hoặc ủy nhiệm chi đối với chứng từ được yêu cầu, từ phía khách hàng.

• Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Kế toán tiền mặt lập phiếu thu, phiếu chi.
• Đối với giao dịch thông qua tài khoản ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập uỷ nhiệm thu/uỷ nhiệm chi.
• Sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt.

Kế toán trưởng ký xác nhận vào ủy nhiệm thu/ủy nhiệm chi

Chứng từ thu-chi được kiểm tra lại các thông tin từ kế toán trưởng, đã đúng, đầy đủ và hợp lệ, thì kế toán trưởng kí xác nhận và ủy quyền thu-chi cho khách hàng

Tiến hành thực hiện thu – chi tiền

Cuối cùng, tiến hành thực hiện thu – chi tiền như yêu cầu. Kế toán ngân hàng lập ủy nhiệm thu/ủy nhiệm chi cho ngân hàng.

Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Khi nhận được phiếu thu hoặc phiếu chi (do kế toán lập) kèm theo chứng từ gốc, thủ quỹ cần phải:

• Kiểm tra số tiền trên phiếu thu (phiếu chi) với chứng từ gốc
• Kiểm tra nội dung ghi trên phiếu thu (phiếu chi) có phù hợp với chứng từ gốc
• Kiểm tra ngày, tháng lập phiếu thu (phiếu chi) và chữ ký của người có thẩm quyền.
• Kiểm tra số tiền thu vào hoặc chi ra cho chính xác để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt.
• Cho người nộp tiền hoặc nhận tiền ký vào phiếu thu hoặc phiếu chi.
• Thủ quỹ ký vào phiếu thu hoặc phiếu chi và giao cho khách hàng 01 liên.
• Sau đó thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu hoặc phiếu chi ghi vào sổ quỹ.
• Cuối cùng, thủ quỹ chuyển giao 02 liên còn lại của phiếu thu hoặc phiếu chi cho kế toán.

Đối với thu chi tiền qua ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập và nộp uỷ nhiệm thu/ủy nhiệm chi, séc… cho ngân hàng.

Tham khảo thêm: Quy chế tiền gửi thanh toán bạn cần nắm

Lưu ý khi gửi tiền gửi thanh toán

Nên gửi tiền trực tiếp tại quầy

Đây là quy chế về tiền gửi, được quy định rõ tại các ngân hàng. Tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp khách hàng được các nhân viên quen biết hỗ trợ mở tài khoản tiền gửi mà không đến ngân hàng thực hiện giao dịch.

Cụ thể, khách hàng VIP được vào phòng VIP hoặc phòng Giám đốc để thực hiện giao dịch gửi hoặc rút tiền gửi. Việc này vô cùng nguy hiểm, vì trong nhiều trường hợp, nhân viên ngân hàng không nộp tiền vào tài khoản của khách hàng hoặc không đưa đầy đủ các giấy tờ cần thiết cho khách hàng ký, hoặc sau ký xong giấy tờ giao dịch thì nhân viên ngân hàng vẫn có thể tráo hồ sơ.

Vì vậy khách hàng nên giao dịch trực tiếp tại quầy, sẽ có camera ghi lại tất cả hoạt động khi giao dịch làm bằng chứng khi có sự cố xảy ra.

Tuyệt đối không nên ký sẵn chứng từ trống

Khi làm thủ tục gửi tiền hoặc rút, chuyển tiền, trong bất cứ trường hợp nào thì khách hàng cũng không được ký vào các tờ giấy trắng.

Với các mẫu giấy trắng đã có chữ ký của khách hàng, nhân viên ngân hàng vẫn có thể điền thông tin vào đó nhằm rút tiền của khách hàng theo nhiều cách khác nhau, thậm chí tin nhắn rút tiền cũng không được gửi đến số điện thoại mà khách hàng đã ký, vì có thể đã có sự thông đồng tại các bộ phận khác nhau.

Phải kiểm tra số dư tài khoản tiền gửi định kỳ

Nên thường xuyên kiểm tra số dư tài khoản ngân hàng, có thể qua internet banking hoặc mobile banking.

Việc kiểm tra nên thực hiện hàng tuần, hàng tháng nhằm phòng trường hợp nếu bị mất tiền thì khách hàng có thể nhanh chóng báo ngay với ngân hàng hay cơ quan chức năng để có biện pháp khẩn cấp phối hợp giải quyết.

Nắm rõ quy trình cụ thể

Bảo quản sổ tiết kiệm cẩn thận

Bên cạnh mẫu chữ ký và giấy tờ tùy thân thì sổ tiết kiệm là giấy tờ quan trọng chứng minh số tiền khách hàng đã gửi vào ngân hàng. Do đó, người gửi phải cất giữ sổ tiết kiệm cẩn thận, khi mất phải thông báo ngay cho ngân hàng.

Kiểm tra chi tiết nội dung trên sổ tiết kiệm hay hợp đồng tiền gửi

Khi nhận sổ tiết kiệm, bạn cần kiểm tra các thông tin về: Tên ngân hàng, loại tiền, số tiền; kỳ hạn gửi tiền; ngày gửi tiền; ngày đến hạn; lãi suất; phương thức trả lãi; họ tên và địa chỉ của chủ sở hữu tiền gửi tiết kiệm, của đồng chủ sở hữu tiền gửi tiết kiệm; số CMND hoặc hộ chiếu, số thẻ, con dấu, chữ ký của Trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền)… Để tránh trường hợp sai sót, nhầm lẫn từ phía ngân hàng gây thiệt hại tài sản tiết kiệm của bản thân

Cố gắng duy trì một chữ ký cố định

Dù không đến nỗi bị vô hiệu hóa sổ tiết kiệm, nhưng việc thay đổi chữ ký liên tục lại là sai lầm rất phổ biến và gây phiền toái nhiều nhất cho không ít khách hàng.

Việc duy trì một chữ ký trong suốt quá trình giao dịch với ngân hàng là điều cần thiết nhằm giúp khách hàng thuận tiện và nhanh chóng khi gửi hay rút, chuyển tiền từ tài khoản của mình.

Cần trọng khi giao dịch trực tuyến

Khách hàng không nên vào các trang web lạ và có tính bảo mật kém trên máy tính hoặc điện thoại. Điều này sẽ khiến tài khoản của bạn có nguy cơ bị xâm nhập và chiếm đoạt.

Xem thêm: Những lưu ý khi gửi góp hàng tháng

Trên đây là thông tin cụ thể về quy trình tiền gửi thanh toán được thực hiện. Quy trình tiến hành thu/chi tiền gửi thanh toán cũng tương tự với quy trình thu/chi tiền mặt trong doanh nghiệp, hiểu rõ được quy trình cụ thể sẽ giúp bạn dễ dàng chuẩn bị cũng như chỉnh sửa nếu có sai sót xảy ra. Nên hãy thật tỉ mỉ và chi tiết trong từng bước quy trình.

Qua đó, khách hàng có thể đăng ký TẠI ĐÂY để các chuyên viên tư vấn giải đáp mọi thắc mắc từ phía khách hàng.